Meglio avere un IT interno o esternalizzare?

È una delle domande che mi vengono poste più spesso.
La risposta istintiva è sempre la stessa: dipende.

Il problema è che “dipende” non è una risposta utile.
Quello che invece serve è capire da cosa dipende davvero questa scelta, quali sono i modelli possibili e quali errori evitare quando si decide come gestire l’IT aziendale.

I modelli organizzativi possibili

IT completamente interno

In questo modello tutto il personale IT è dipendente dell’azienda.
È l’approccio che garantisce il massimo controllo: le persone conoscono a fondo il business, i processi interni e le criticità operative. La disponibilità è immediata e nel tempo si costruiscono continuità, fiducia e responsabilità.

Il limite emerge sui costi e sulla sostenibilità. Un team interno comporta costi fissi elevati, difficoltà nel coprire tutte le competenze necessarie e una gestione HR complessa. Senza un investimento costante in formazione, inoltre, il rischio di obsolescenza tecnologica è reale.

IT completamente esternalizzato

In questo scenario l’intera gestione IT viene affidata a fornitori esterni.
I costi diventano più flessibili, si accede a competenze specialistiche difficili da mantenere internamente e l’azienda può concentrarsi maggiormente sul proprio core business.

Di contro, si perde parte del controllo diretto. Si crea una dipendenza dal fornitore e, se il rapporto non è ben strutturato, possono emergere disallineamenti di priorità, problemi di comunicazione e costi nascosti che emergono solo nel tempo.

Modello ibrido

Il modello più diffuso – e spesso il più efficace – è quello ibrido.
Alcune competenze chiave restano interne, mentre attività specialistiche o non continuative vengono affidate a partner esterni.

Questo approccio permette di bilanciare controllo e costi, mantenendo in azienda la conoscenza strategica e sfruttando all’esterno competenze verticali. Richiede però una governance forte: senza regole chiare, il rischio di conflitti e inefficienze è elevato.

Quando l’outsourcing ha davvero senso

L’esternalizzazione funziona particolarmente bene quando sono richieste competenze specialistiche rare.
Cybersecurity avanzata, architetture cloud complesse, compliance normative o tecnologie di nicchia sono difficili e costose da mantenere internamente.

Ha senso anche quando i carichi di lavoro sono variabili. Progetti come una migrazione cloud o una revisione infrastrutturale richiedono mesi di lavoro intenso seguiti da lunghi periodi di attività minima. In questi casi, assumere personale interno è inefficiente.

Un altro fattore chiave è la dimensione dell’azienda.
Sotto una certa soglia – tipicamente aziende con meno di 40–50 dipendenti – un IT interno completo non è sostenibile economicamente. Un MSP costa meno di un dipendente e offre una copertura molto più ampia.

Infine, l’outsourcing è indicato quando l’IT non è il core business.
Studi professionali, retail o manifattura tradizionale devono concentrarsi su clienti e prodotto: l’IT è un abilitatore, non l’elemento distintivo.

Quando l’outsourcing diventa rischioso

L’esternalizzazione diventa critica quando la tecnologia rappresenta un vantaggio competitivo diretto.
Aziende tech, fintech, e-commerce avanzati o realtà di industria 4.0 non possono permettersi di delegare completamente ciò che le rende competitive.

Lo stesso vale per contesti con dati estremamente sensibili o regolamentati, come sanità o finanza. L’outsourcing non è impossibile, ma richiede contratti stringenti, controlli continui e un’elevata maturità organizzativa.

Un altro elemento critico è la necessità di reattività estrema.
In ambienti dove ogni minuto di fermo costa migliaia di euro, non si può dipendere da processi lenti o da semplici sistemi di ticketing.

Infine, l’outsourcing fallisce spesso per incompatibilità culturale.
Se l’azienda pensa che esternalizzare significhi “non pensarci più”, il risultato è quasi sempre negativo. Senza capacità di definire requisiti, priorità e aspettative, nessun fornitore può funzionare correttamente.

Come scegliere il fornitore giusto

Un buon fornitore si riconosce dalla trasparenza.
Costi chiari, processi documentati e SLA misurabili sono il minimo indispensabile. Le referenze devono essere verificabili e possibilmente simili alla vostra realtà.

Diffidate di promesse irrealistiche, contratti opachi, dipendenza da singole figure chiave o assenza di tempi di risposta garantiti. Tutti segnali di problemi futuri.

Fare le domande giuste è fondamentale: chi sarà il vostro punto di contatto, cosa succede se cambia, quali sono i tempi di risposta garantiti, come vengono gestiti sicurezza e dati, e cosa accade se un domani decidete di cambiare fornitore.

Il contratto fa la differenza

Un outsourcing ben fatto vive o muore sul contratto.

Lo scope deve essere chiaro: cosa è incluso, cosa è escluso e come si gestiscono le eccezioni.
Gli SLA devono essere misurabili e prevedere penali reali.
I costi devono essere trasparenti, senza zone grigie.

Fondamentale anche una exit strategy: tempi di preavviso, trasferimento dei dati e documentazione, supporto alla transizione. Senza questo, il rischio di lock-in è elevato.

Gestire la relazione nel tempo

Esternalizzare non significa abdicare.
Serve comunque una governance interna per definire priorità, monitorare le performance e prendere decisioni strategiche.

Una regola empirica realistica è prevedere 0,5–1 FTE interni per la gestione di un outsourcing significativo.
Le review periodiche – operative, mensili, trimestrali e annuali – sono essenziali per mantenere allineamento e qualità del servizio.

Conclusione

L’outsourcing IT non è né buono né cattivo. È uno strumento.
Funziona se utilizzato nel contesto giusto, con il partner giusto e con la governance giusta.

Ha senso esternalizzare quando: le competenze sono specialistiche, i carichi di lavoro sono variabili, non esiste massa critica per un team interno, l’IT non è il core business.

È preferibile mantenere interno quando: la tecnologia è un vantaggio competitivo, i dati sono estremamente sensibili, serve reattività immediata, manca la capacità di gestire fornitori.

In ogni caso, la scelta corretta non dipende da cosa fa il concorrente
né da cosa promette il venditore di turno,
ma dalla vostra situazione reale, oggi e nel medio periodo.